Depuis ce 1er janvier, les départements de Polygone utilisent un seul logiciel de gestion : Divalto Infinity. Sa mise en place est le fruit de la collaboration d’une équipe de Key-Users qui a permis de l’adapter aux usages spécifiques de l’entreprise. Nous pouvons tous aujourd’hui profiter d’une centralisation des données au sein d’un seul système.

Auparavant, chaque département de Polygone disposait de son propre système d’information, qu’il s’agisse de CRM, GEBAT, RONA ou encore SAGE. Ces dernières années, Polygone a grandi fortement, et ces logiciels sont devenus obsolètes. «Nous avons donc cherché dès 2016 à déployer un nouveau logiciel de gestion, commun à l’ensemble des départements, adapté aux différents métiers et à notre croissance, explique Cédric Klein, Business Analyst au sein de Polygone. Après un an d’étude, notre choix s’est porté sur la solution Infinity de Divalto».

Divalto Infinity est un ERP (Enterprise Resource Planning), autrement dit un logiciel qui permet de gérer l’ensemble des activités d’une entreprise. La solution intègre l’ensemble des outils soutenant l’activité de Polygone au jour le jour. «Fini de perdre du temps en utilisant plusieurs logiciels. Désormais, toutes les fonctions permettant de mener à bien chaque projet, de la préparation des chantiers jusqu’à la facturation, sont centralisées dans un seul et même programme, accessible à tous», confie Cédric Klein.

Intégrer les besoins des équipes

Depuis ce 1er janvier, Divalto est opérationnel et utilisé par tous les collaborateurs. Néanmoins, sa mise en place ne s’est pas faite en un jour. Cela a pris du temps – deux ans – et a nécessité l’implication de nombreux participants et il reste encore de grands projets à mener ainsi que de nombreuses améliorations à apporter.

Une équipe a été mobilisée autour de ce projet de transformation baptisé «Poly’mprove». Animée par Olivier Mulot, elle a regroupé des «key-users» issus de différents départements de Polygone : Alain, Alix, Andy, Angéline, Anthony, Carla, Paula et Sylvie G. Tous avaient pour mission de décrire les besoins et attentes des équipes vis-à-vis de ce nouveau logiciel de gestion. Ils ont également participé aux phases de test afin de s’assurer que la solution mise en œuvre était conforme aux spécifications attendues.

Supporter efficacement le processus

Bien sûr, l’installation d’un tel système modifie les usages et habitudes au sein de tous les départements de Polygone. C’est pourquoi l’entreprise veille à former ses collaborateurs afin de permettre à chacun de comprendre le fonctionnement de Divalto et à informer des changements organisationnels qui l’accompagnent. «Ce déploiement ne se réduit pas seulement à un projet technique, c’est surtout un projet humain, renchérit Cédric Klein, s’il faut un peu de temps pour s’approprier la solution et l’utiliser de manière optimale, Divalto favorise la collaboration entre les équipes et permet de gagner en efficacité dans nos activités quotidiennes».

Les avantages de Divalto

  • Un outil de gestion harmonisé dans tous Les départements
  • Des données relatives aux diffèrents projets centralisées
  • Des informations transférées et communiquées de façon précise et complète
  • Une information disponible pour tous à tout moment
  • Un meilleur reporting grâce à une analyse de données plus précise
  • Une gestion des stocks et des équipements optimisée