Un véritable travail d’équipe. La mise à disposition de bâtiments modulaires sur site est l’une des activités principales de Polygone. Pour la mener à bien, le département s’appuie sur une équipe de 34 personnes, chacune remplit un rôle bien particulier et interdépendant, essentiel au bon déroulement de l’ensemble des projets.
Au début de cette année 2021, le Département Bâtiments Modulaires (DBM) a connu une importante restructuration. L’occasion de nous pencher un peu plus en détail sur son fonctionnement, sur les grandes étapes des projets qu’il mène et sur la mission de chaque collaborateur.
Un binôme pour gérer le département Daniel Gonçalves, Directeur du Département Bâtiments Modulaires, et Paula Gonçalves, Manager du DBM, chapeautent toute cette équipe. Daniel s’occupe plus particulièrement de mettre en place la stratégie de développement et de fonctionnement du département, de la gestion et du respect du budget, tandis que Paula encadre et gère l’équipe au niveau opérationnel. Tous deux soutiennent les collaborateurs dans les différents projets du département.
- Définir le besoin du client
La demande d’un client pour l’installation de bâtiments modulaires peut arriver par plusieurs biais : un contact téléphonique, un démarchage de la part d’un chef de projet ou le responsable de compte ou encore une soumission. Après cette première prise de contact, l’un des trois chefs de projet du département – Bénédicte Steffen, Éric Canzerini ou René Hubert – se charge de rencontrer le client afin de mieux comprendre sa demande et l’interpréter. Il s’occupe également de le conseiller, par exemple en ce qui concerne l’implantation des bâtiments modulaires, en tenant compte de ses besoins et de son budget.
- Dessiner les plans du projet
Le projet passe ensuite entre les mains de la dessinatrice technique. Annick Lissoir dessine les plans des bâtiments modulaires. La plupart du temps, des modifications doivent y être apportées. Le client précise ou change sa demande : les plans sont alors réadaptés en fonction, jusqu’à être définitifs.
- Remettre une offre de prix au client
Après avoir estimé le coût d’un projet, Saskia Wolf, assistance commerciale, établit un devis et effectue le suivi des offres de prix auprès des différents clients. Elle les adapte selon les desiderata du client, dans les meilleurs délais.
- Acheter les bâtiments modulaires
Guillaume Nicolas, acheteur, a quant à lui pour mission d’acquérir auprès du fournisseur les modules qui serviront à Polygone pour réaliser ses chantiers. Il planifie ensuite les livraisons des modules directement sur chantier ou dans le dépôt de Polygone, selon le volume du projet. Il accuse réception des modules, vérifie leur conformité par rapport à ce qui a été commandé, gère les éventuels oublis ou problèmes de commande et de livraison. Tout au long de l’année, Guillaume fait le lien entre Polygone et son fournisseur de modules.
- Préparer la commande du client
Le chantier à proprement parler peut alors commencer. Au dépôt, Claudio Andrade, responsable production, veille à ce que les modules soient préparés et adaptés selon la demande du client et les plans réalisés. Dans ce cadre, il supervise le travail des monteurs et leur planning. De son côté, Jérôme Scharff, coordinateur, gère le stock des modules. Il vérifie leur disponibilité, selon leur type, en fonction des chantiers en cours et à venir. Véritables chefs d’orchestre du dépôt, Claudio et Jérôme synchronisent la production selon la demande des clients, la disponibilité des modules et le planning des monteurs.
- Gérer le planning des livraisons
En collaboration avec Saskia, Claudio et Jérôme, Nilton Rodrigues, gestionnaire planning, s’occupe ensuite de planifier les livraisons des commandes de modules, assurées par les chauffeurs, depuis le dépôt de Polygone vers les chantiers. Il valide les titres de transport ainsi que les bons de livraison et les transmet aux chauffeurs.
- Facturer la commande
Une fois les bons d’intervention validés par les clients, Aline Burnon, gestionnaire facturation, gère la facturation de la pose ou de l’enlèvement des bâtiments modulaires. Elle envoie les acomptes à payer, instaure l’échelonnement des factures en accord avec le client, facture la location mensuelle des bâtiments, adapte la facturation selon les éventuelles modifications apportées en cours de chantier. Aline gère également les litiges sur les factures.
Nordea, un projet de grande envergure
Récemment, le Département Bâtiments Modulaires a géré de A à Z le projet Nordea. Cette école de la Police grand-ducale, installée au Findel, comprend 90 modules de vestiaires, 6 modules de cantines et un hall sportif. Ce projet a pu être mené à bien grâce à l’implication de tous les membres de l’équipe et à la bonne coordination du travail de chacun.
