“A la logistique, il faut faire bien dès la première fois, dès la première prise !

Chez Polygone, la logistique est une affaire d’équipe. Les travaux sont pris en charge par 12 collaborateurs présents au bureau et 28 actifs sur le terrain. Ces 40 « logisticiens » sont répartis au sein de trois services complémentaires et indissociables : d’abord le front office project qui rédige les offres, puis le front office dispatching qui réalise le travail et enfin, dernier maillon, mais pas des moindres, le back office facturation

D’abord, le front office project …

C’est au sein du front office project que sont élaborées les meilleures solutions possibles pour les clients. Composée de Marta Dos Santos, Mara Gomes et Patrick Copus, l’équipe réceptionne les demandes des clients et les analyse pour mieux y répondre, suivant ainsi la stratégie « Smart Waste Solutions », mise enplace pour proposer des solutions intelligentes à tous les clients de l’entreprise. Au sein de l’équipe, Marta a pour objectif de fidéliser la clientèle : « Je prends en charge le volet commercial en répondant aux demandes des entreprises et me rends autant que possible chez nos clients. Je les accompagne dans leur croissance et dans les difficultés qu’ils rencontrent en leur proposant des solutions de collecte adaptées à l’évolution de leurs activités. Nous sommes dans une relation dynamique avec nos clients et disposons d’outils qui nous aident à prendre les bonnes décisions, comme la matrice « Octogone » qui optimise le choix des bennes ou encore le «Diagnostic déchets» qui permet à nos clients d’avoir le choix entre plusieurs solutions ». De son côté, Mara rédige quotidiennement les offres logistiques en prenant soin de répondre au client dans les48h. Celles-ci ne sont pas de simples listes de prix, mais sont détaillées et comportent des explications, des conseils et des propositions. Appelées «Smart Waste Solutions», elles permettent au client d’être mieux informé et de mieux évaluer son budget tout en anticipant l’organisation de ses chantiers. Toutes les semaines, Mara relance systématiquement les offres pour s’assurer de leur bon suivi. À ses côtés au sein du bureau, Patrick met en place et supervise quant à lui les centres de tri, soit une dizaine de chantiers à l’heure actuelle. «J’y assure le bon déroulement des opérations, gère le planning des aiguilleurs, visite régulièrement les chantiers, corrige les non-conformités et entretiens les bonnes relations avec les clients. Je propose aussi un soutien technique à la facturation, mais aussi aux activités logistiques, en accompagnant les commerciaux sur le terrain. » Depuis 18 mois, Patrick supervise également un nouveau concept : le centre de consolidation des matériaux de la construction. Ce service propose de mettre à disposition des entreprises générales de construction et des artisans, leurs propres matériaux sur les chantiers, en juste à temps et à pied d’œuvre.

… puis le front office dispatching…

Juste à côté, au front office dispatching, les téléphones sonnent toute la journée. Au combiné ou derrière son écran, Lorène Thoni prend en charge toutes les demandes d’intervention des clients, qu’elles soient téléphoniques ou envoyées via e-mails. Le volume de demandes à absorber quotidiennement est important –parfois plus de 100 demandes sont à encoder dans le logiciel Divalto – et rien ne peut être remis au lendemain ou presque. « Le relationnel, le sens de l’écoute et la réactivité sont très importants dans mon métier. Je dois voir nos disponibilités et apporter à mes interlocuteurs une réponse dans la journée ; c’est comme ça qu’on parvient à les fidéliser ». En face d’elle, Frédéric Collette, dispatcher, passe également une grande partie de sa journée au téléphone à chercher des solutions. « C’est moi qui prends le relais une fois que les commandes sont validées : je prépare le planning de mes 18 chauffeurs et suis constamment en communication avec eux pour veiller à ce que tout se déroule bien. Si un problème survient, je dois immédiatement trouver une solution pour satisfaire le client et ne pas entraver le bon déroulement du reste des livraisons ou des tournées de camions de collecte de déchets ».

… et enfin le back office facturation

Ce service clôt l’ensemble des processus en établissant toutes les factures clients et en contrôlant toutes les factures fournisseurs du département, soit plus de 3000 titres d’interventions mensuels à facturer. Cela nécessite une grande rigueur et une bonne organisation de la part de chacune des collaboratrices. Ces dernières connaissent d’ailleurs leurs missions sur le bout des doigts. Judite est affectée à la facturation « directe », notamment pour Ecotec, et aux collectes en petits conteneurs.« Je planifie aussi les tournées poubelles et les supervise de A à Z jusqu’à facturation ». Carla gère quant à elle la facturation des bennes et des clients spécifiques pour lesquels des factures sur-mesure sont à produire. Elle prend également en charge le suivi des réclamations.« Il faut alors collecter de nombreuses informations, cela peut représenter plusieurs dizaines de justificatifs parfois ». Amandina, de son côté, administre le flux des factures des fournisseurs, met à jour les tarifs et passe les commandes de matériel. Des missions en lien direct avec la maitrise des marges de l’entreprise. «Je contrôle aussi les réparations effectuées par notre atelier afin que les frais de ces prestations soient correctement répartis ».À la tête de l’équipe, Dorothée supervise et coordonne les tâches de ses collègues tout en étant garante des délais de facturation qui impactent directement la trésorerie de l’entreprise. Elle participe également à la création des factures clients, établit les états d’avancement pour les soumissions et veille à leur validation.« Je mets aussi en place des systèmes de facturation adaptée pour les associations momentanées sur les grands chantiers par exemple”.

"Chez Polygone, la logistique est une affaire d’équipe. Les travaux sont pris en charge par 12 collaborateurs présents au bureau et 28 actifs sur le terrain"

Zoom sur l’atelier mécanique

Dominique Da Cruz gère les activités de l’atelier installé au sein même de Polygone, à Mersch. Les quatre mécaniciens de l’atelier sont de vrais couteaux suisses, capables de dépanner tous les véhicules et de réparer l’ensemble des machines de l’entreprise. «Les pannes sont très variées, ça peut aller d’une crevaison au changement d’une boite à vitesses, à la réparation d’une tondeuse, en passant par des travaux de soudure et de peinture !». Un job qui requiert polyvalence et réactivité.